Цифрова трансформація системи управління людськими ресурсами на державній службі

Цифровізація системи управління людськими ресурсами як ключовий елемент перезавантаження державного врядування здійснюється на виконання Стратегії реформування державного управління України на 2022–2025 роки за напрямом «Професійна публічна служба та управління персоналом».

Основними завданнями з реалізації цього напряму Стратегії щодо спроможності управління персоналом є:

• впровадження інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах (HRMIS), яка дасть змогу збирати та аналізувати кількісні та якісні показники щодо представленості жінок та чоловіків на різних посадах державної служби;
• проведення аналізу потреб державного органу в забезпеченні необхідною кількістю державних службовців потрібної кваліфікації для розв’язання стратегічних завдань.

Основним індикатором виконання цих завдань Стратегії є частка державних органів, у яких запроваджено інформаційну систему управління людськими ресурсами, у 2022 році — 25%, у 2023 році — 50%, у 2024 році — 65%, у 2025 році — 80%.

Також у межах виконання комунікаційних заходів Стратегії впровадження інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах супроводжується розробленням та впровадженням дієвого механізму внутрішніх комунікацій, взаємодії та зворотного зв’язку в межах державної служби. Так, НАДС здійснює заходи із надання методичної підтримки службам управління персоналом в державних органах, здійснює запити та опитування. Кінцевим продуктом такої діяльності є роз’яснення та навчання.

Цифровізація управління людськими ресурсами має на меті розв’язати проблему браку повного набору даних та аналітичної інформації стосовно чисельності працівників органів державної влади. Адже через фрагментарність та обмеженість інформації про ефективність системи державного управління в Україні процес оптимізації чисельності працівників органів виконавчої влади є вкрай ускладненим. І хоча державні органи мають власні інформаційні системи управління персоналом, проте інформація, що зберігається у таких системах, часто є недостатньо прозорою та не дає можливості проаналізувати загалом всю систему управління людськими ресурсами на державній службі.

До того ж цифровізація управління державною службою та людськими ресурсами є одним із євроінтеграційних зобов’язань України в частині реформування державного управління, що здійснюється з урахуванням європейських Принципів державного управління, розроблених OECD/SIGMA, а також є однією з вимог програми Ukraine Facility, в межах якої Україна отримує від ЄС протягом 2024–2027 років до 50 млрд євро.

Стан справ та прогрес змін

З практичного погляду, у результаті реалізації реформи в усіх органах державної влади (їх міжрегіональних та територіальних органах) планується оновити всі застарілі діджитал HR-системи. З одного боку, це забезпечить формування точних даних щодо кадрового забезпечення державних органів, дасть змогу проводити оперативний та прозорий моніторинг чисельності працівників органів державної влади, з іншого боку — підвищить ефективність процесу прийняття управлінських рішень щодо кадрового забезпечення.

Інструменти розв’язання проблемних питань

Основними кроками реформи, які планується впровадити для забезпечення цифровізації функцій з управління персоналом в державному управлінні, є:

• впровадження інформаційної системи управління людськими ресурсами (далі — інформаційна система HRMIS) як централізованої бази даних державних службовців, інших працівників державних органів, основною метою якої є задоволення потреб щодо автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням функцій з питань управління персоналом;
• функціонування Єдиного порталу вакансій державної служби (career.gov.ua) як ключового застосунку з розміщення актуальних вакансій органів державної влади, інформації щодо проведення конкурсів, подання документів в електронному форматі;
• використання засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Дія» для працевлаштування.

Інформаційна система управління людськими ресурсами

Інформаційна система HRMIS запрацювала з 31 березня 2021 року за підтримки ЄС у межах програми підтримки управління державними фінансами в Україні (EU4PFM). Частка державних органів, у яких запроваджено інформаційну систему HRMIS, як індикатор Стратегії, щороку зростає: у 2022 році — 67% (при плані 25%), у 2023 році — 80% (при плані 50%), у 2024 році — 82% (при плані 65%), станом на травень 2025 року — 87% (при плані 80%). За інформацією НАДС, за підсумками червня 2025 року планується приєднати до системи понад 90% державних органів.

Водночас впровадження інформаційної системи HRMIS у державних органах стикається з низкою перешкод, зокрема:

• недостатній рівень матеріально-технічного та кадрового забезпечення окремих державних органів для підключення до системи. НАДС неодноразово наголошувало на нестачі фахівців, зокрема з підтримки впровадження системи, забезпечення її кібербезпеки, бізнес-аналітики, що перешкоджає масштабуванню впровадження системи;
• переобтяження роботи працівників служб управління персоналом державних органів внаслідок дублювання функцій із наповнення інформаційної системи HRMIS та ведення внутрішніх діджитал HR-систем або баз даних, зокрема у паперовому форматі. У результаті, хоча більшість державних органів підключені до інформаційної системи HRMIS, проте рівень її наповнення за функціональними блоками залишається недостатнім. Зокрема, на Публічному порталі HRMIS відсутні дані щодо статі, стажу державної служби, типу посад, віку працівників;
• недостатній рівень знань, навичок та компетенції працівників служб управління персоналом державних органів стосовно використання інформаційної системи HRMIS.

Так, за результатами дослідження НАДС, станом на 1 жовтня 2024 року 66,4% опитаних респондентів визначили питання впровадження та роботи в інформаційній системі HRMIS найбільшою потребою в методичній підтримці. Серед респондентів державних органів, у яких впроваджується інформаційна система HRMIS, найбільш актуальною визначена потреба у методичній підтримці з таких питань: 54,5% — робота з функціональним блоком «Персонал» та «Накази з персоналу», 47,6% — робота з підсистемою «Кабінет самообслуговування» — модуль «Особистий кабінет», 30,9% — робота з функціональним блоком «Оргструктура».

Внаслідок затягування процесу наповнення інформаційної системи HRMIS виникає ситуація браку точних кадрових даних та складнощів у прийнятті рішень щодо управління людськими ресурсами. 

До того ж функціонує низка інформаційних систем (застосунків та вебплатформ), зокрема дашборд НАДС щодо кількісного складу державних службовців в Україні, дашборд Мінфіну щодо чисельності та оплати праці усіх працівників державних органів, інформаційна система HRMIS, статистичні дані НАДС тощо, у яких інформація щодо чисельності державних службовців та інших працівників суттєво відрізняється. 

Так, за підсумками першого кварталу 2025 року, згідно з даними дашборду НАДС щодо кількісного складу державних службовців в Україні кількість штатних посад складає 191,89 тис. одиниць, з яких фактична кількість працівників — 156,79 тис., тоді як до інформаційної системи HRMIS внесено інформацію щодо 70,7 тис. посад, з яких фактичних працівників — 48,7 тис. 

Пришвидшення впровадження та наповнення системи HRMIS необхідне для ухвалення ефективних управлінських рішень, зокрема для стратегічного кадрового планування на державній службі. Адже протягом останніх декількох років спостерігається тенденція відтоку кадрів з посад державної служби, зокрема, у 2023 році призначено на посади 36,2 тис.осіб, а звільнено 40,2 тис.осіб, в той час як у 2024 році призначено — 35,1 тис.осіб, а звільнено — 37,7 тис.осіб.

До того ж інформаційна система HRMIS досі перебуває на етапі інтеграції із системами розрахунку заробітної плати, що зрештою призводить до відсутності прозорості та затримки з отриманням точних даних про оплату праці в межах реформи публічного управління. Законом України «Про державну службу» (зі змінами) передбачено, що розміри посадових окладів на посадах державної служби встановлюються з урахуванням каталогу типових посад державної служби й критеріїв віднесення до таких посад, зіставлення рівня оплати праці на типових посадах державної служби з рівнем оплати праці у приватному секторі в Україні. Оскільки проведення зіставлення рівня оплати праці відтерміновано до 1 січня 2027 року, а інформаційна система HRMIS досі не впроваджена у всіх державних органах, це заважає оцінити рівень ефективності управління людськими ресурсами на державній службі.

Єдиний портал вакансій державної служби

З початку повномасштабного військового вторгнення роботу Єдиного порталу вакансій державної служби призупинено через технічний збій. Хоча за даними звіту про виконання Плану роботи НАДС на 2022 рік, основними причинами зупинення роботи порталу є збереження персональних даних громадян та недопущення кібератак на роботу системи. 

Призупинення роботи Єдиного порталу вакансій державної служби вже понад три роки ускладнює роботу державних органів з кадрового забезпечення та створює перешкоди для працевлаштування потенційних кандидатів, які не мають доступу до повної та актуальної інформації про актуальні вакансії.

Ситуація ускладнюється через призупинення конкурсного добору на державну службу, що, своєю чергою, призводить до обмеженого доступу потенційних кандидатів до вакансій, непрозорості процесу призначення, кадрового дефіциту та зростання корупційних ризиків на етапі працевлаштування.

Експерти та міжнародні партнери неодноразово закликали відновити конкурсний відбір на посади державної служби, а також інструменти автоматизації цього процесу для збереження безпекових умов. Проте відповідний законопроєкт щодо удосконалення порядку вступу, проходження та припинення державної служби досі не зареєстрований. Хоча відповідно до Плану Ukraine Facility, законодавчі зміни мають запрацювати вже у третьому кварталі 2025 року, а робота Єдиного порталу вакансій державної служби має бути відновлена у першому кварталі 2026 року.

Крім того, Єдиний портал вакансій державної служби потребує модернізації з урахуванням необхідності вдосконалення процедур вступу, проходження та припинення державної служби, а також розширення його функціоналу для розміщення вакансій органів місцевого самоврядування. Це сприятиме добору кадрів на основі професійних компетентностей, підвищенню прозорості системи управління людськими ресурсами, а також формуванню достовірних статистичних даних щодо всіх видів конкурсних процедур і вакансій.

Єдиний державний вебпортал електронних послуг «Дія»

До відновлення роботи Єдиного порталу вакансій державної служби Уряд підтримав пропозицію Мінцифри стосовно реалізації протягом двох років експериментального проєкту щодо використання засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Дія» для потреб працевлаштування на посади державної служби. У межах цього проєкту передбачається розміщення інформації про актуальні вакансії в окремих пілотних органах та установах (Мінцифра, НАДС, Мінекономіки, державне підприємство «Дія» — за згодою), а також добір кадрів без проведення конкурсного відбору.

Очікується, що реалізація проєкту допоможе розв’язати проблеми добору кадрів в пілотних державних органах та надалі буде масштабована на інші державні органи та установи. Протягом двох місяців з дня набрання чинності рішенням Уряду Мінцифри (до 23 липня 2025 року) має забезпечити реалізацію технічної можливості використання засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг для працевлаштування.

Водночас портал «Дія» має на меті забезпечення надання електронних публічних послуг та інших послуг та не є спеціальним застосунком для розміщення вакансій та пошуку роботи. Тому розв’язання проблеми добору кадрів на державну службу із застосуванням порталу «Дія» видається досить сумнівним. Крім того, за відсутності його інтеграції, обміну інформацією та взаємодії з іншими пошуковими сайтами та платформами працевлаштування, відкритим залишається питання зіставлення рівня заробітних плат на посадах державної служби й у приватному секторі, що ускладнює обґрунтоване планування посадових окладів у системі державної служби.

Рекомендації

На шляху до реформування, цифровізації та автоматизації системи управління людськими ресурсами на державній службі були зроблені лише окремі кроки для реалізації завдань Стратегії. Успішне впровадження реформи потребує здійснення таких основних заходів:

1. Прискорити впровадження та наповнення інформаційної системи HRMIS у всіх державних органах, їх міжрегіональних та територіальних органах.
2. Забезпечити систематичну методичну підтримку службам управління персоналом державних органів з питань управління людськими ресурсами, і навіть щодо використання інформаційної системи HRMIS, організації роботи в цій системі, зокрема з функціональними блоками «Персонал» та «Накази з персоналу».
3. Відновити проведення конкурсного відбору для всіх категорій державних службовців на підконтрольній Україні території із застосуванням цифрових інструментів для створення безпечних умов проведення конкурсних процедур.
4. Відновити роботу та модернізувати Єдиний портал вакансій державної служби (career.gov.ua), зокрема щодо оптимізації процедури конкурсного добору та розширення функціональних можливостей для розміщення вакансій органів місцевого самоврядування.
5. Забезпечити інтеграцію, обмін інформацією та взаємодію Єдиного порталу вакансій державної служби з іншими пошуковими платформами, інформаційною системою HRMIS та державними системами кібербезпеки з метою створення цілісної, безпечної та прозорої екосистеми управління людськими ресурсами у публічному секторі.

Ця публікація була підготовлена у межах проєкту «Ініціатива покращення врядування в Україні: розширення можливостей формування політики для суспільного прогресу» за підтримки Швейцарії. Відповідальність за зміст цієї публікації несе виключно ГО «Лабораторія законодавчих ініціатив». Думка авторів не обов’язково відображає погляди донора.